Mudah Menulis Rilis Berita

Mudah Menulis Rilis Berita

ADA banyak cara menyebarluaskan berita keberhasilan pembangunan, atau program-program kegiatan yang tengah dijalankan. Salah-satunya adalah melalui release berita yang disebar melalui sejumlah media massa cetak.

Namun, kerap terjadi, release hanya sampai ke meja redaksi, dan dibuang karena tak menarik. Walhasil berita pembangunan dan program pemerintah tak tersosialisasikan. Rakyat tak tahu apa yang telah atau akan dilakukan pemerintah untuk mereka.

Masalah terjadi, menyusul sering terdapatnya perbedaan persepsi antara pemerintah dan media massa tentang kata ‘menarik’ ini.Praktisi public relation tentu harus cerdik. Media massa adalah kekuatan yang tak terhingga jika kita mampu memanfaatkannya dengan baik.

A. Media Relationship
Selain release berita yang menarik, hubungan baik dengan media massa, tak bisa dipungkiri menjadi faktor utama yang mendukung tersebarluaskannya release berita. Salah-satu bentuk pembinaan hubungan baik ini, dapat dilakukan melalui The Human Touch, semacam sentuhan yang diberikan secara personal. Antara lain:

Mengirim kartu lebaran, kartu tahun baru, bahkan kartu ucapan ulang tahun, kelahiran bayi, dan sebagainya pada para wartawan. Desain kartu tersebut sedemikian hingga mengandung informasi penting mengenai isu yang tengah Anda kerjakanA
Setiap awal tahun, kirimi pula mereka kalender yang desainnya juga dirancang khusus lengkap dengan berbagai informasi.
Usahakan pula selalu tepat waktu dalam menyelenggarakan setiap kegiatan yang melibatkan wartawan. Ini akan membuat wartawan merasa bahwa keterbatasan waktu mereka benar-benar Anda hargai.
Bila anda menyelenggarakan konferensi pers, jangan meninggalkan arena konferensi pers sebelum semua wartawan yang hadir pulang.
Jangan pula memberikan ‘amplop’ pada wartawan yang meliput, karena dua hal. Pertama ini adlah penghargaan pada profesionalitas pekerjaan wartawan. Kedua, apapun informasi yang disampaikan pada konferensi pers pasti akan dimuat selama informasi tersebut layak berita (penting dan menarik bagi masyarakat). Namun, soal ‘amplop’ ini ada banyak catatannya. Tapi, apapun itu, penghargaan dan perlakuan yang baik jauh lebih dihargai wartawan dibanding beberapa lembar rupiah yang Anda selipkan dalam amplop.
B. Press-briefing
Dalam banyak kasus, media kerap mengutip pernyataan narasumber secara keliru. Penyebabnya bisa karena narasumber tidak menyampaikan informasinya secara jelas. Namun, bisa pula karena wartawan tak memiliki pengetahuan yang cukup untuk memahami masalah.

Terkait yang kedua, pemberian briefing yang memadai kepada wartawan terkait informasi yang akan disebarluaskan menjadi sangat penting untuk dilakukan.

Untuk isu yang baru, press-briefing dengan mengundang para ahli sebagai pembicara bisa dilakukan. Namun, siapkan pula bahan-bahan pendukung yang bisa dengan mudah digunakan wartawan.

Press-briefing juga bisa dilakukan dengan jamuan makan siang yang santai dan terbuka. Hubungan baik akan tercipta dengan cara ini.

Satu hal yang juga perlu diingat, wartawan tak menyukai sesuatu yang bertele-tele. Jawablah pertanyaan wartawan dengan singkat dan jelas. Karena itu, sangat penting mengantisipasi hal ini dengan memperkirakan pertanyaan-pertanyaan apa saja yang mungkin dianjukan wartawan terkait isu yang sedang terjadi.

Bila ternyata pertanyaan yang diajukan tak Anda ketahui jawabannya. Jawablak: “Saya tidak tahu, tapi saya bisa mencarikan informasi itu bagi Anda segera”.

Hal lain yang perlu diingat, ulangi pesan utama yang ingin Anda sampaikan sesering mungkin dengan tetap menjaga kewajaran. Bila Anda diliput oleh TV atau radio, bersiaplah untuk menyampaikan pesan dalam waktu singkat lantaran Anda hanya akan on air sekitar 5-10 detik.

C. Menyiapkan Press Release
Secara sederhana, press release bisa diartikan sebagai buletin berita yang ringkas, menarik perhatian, dan menggambarkan suatu event atau isu yang penting/signifikan.

Biasanya, release adalah cara pertama dan termudah yang dipakai untuk menghubungi media. Namun, wartawan akan segera mengabaikan berita-berita tersebut jika apa yang disampaikan pada rilis tidak menarik, tidak enak dibaca, tidak sistematis, dan harus ditulis ulang.

Karena itu pemberi release sebaiknya juga menyiapkan disk hingga wartawan dapat mengopinya lalu menulis berita tanpa perlu menulis ulang. Hal lain yang bisa dilakukan adalah dengan mengirimkan release tersebut melalui email.

a. Jenis Release
Ada beberapa jenis press release yang dikenal selama ini. Di antaranya, release penelitian, release reaksi, release aksi/event, dan release sosialisasi program.
Release penelitian dikeluarkan pada saat mengumumkan hasil penelitian. Untuk hasil yang optimal, release ini dilengkapi dengan press kit yang berisi laporan penelitian, intisari hasil penelitian (maksimal 2 halaman), dua atau tiga foto yang `menggigit’, dan kalau sempat beberapa komentar ahli yang independen mengenai hasil penelitian.
Release reaksi, dapat pula dijadikan sebagai cara yang terbaik untuk memblow-up isu di media massa. Bila terjadi sesuatu sehubungan dengan suatu peristiwa, misalnya dugaan korupsi, bencana alam, demonstrasi, dan sebagainya, Anda sebaiknya siap untuk langsung bereaksi. Release jenis ini biasanya sangat singkat, dan disebarkan ketika cerita baru mulai berkembang. Release berisi reaksi lembaga Anda terhadap suatu kejadian/pernyataan penting, yang untuk sesegera mungkin perlu diketahui masyarakat.
Release aksi atau event berisi informasi singkat dan padat mengenai apa dan mengapa aksi dilakukan. Release ini akan lebih bermanfaat untuk wartawan bila dilengkapi dengan informasi latar belakang yang menjelaskan posisi Anda sehubungan dengan aksi.
Release program atau kebijakan, berisi serangkaian program atau kebijakan yang harus segera disosialisasikan. Release ini biasanya akan diabaikan wartawan, kecuali Anda menulisnya dengan sangat menarik bagi sebagian besar pembaca dari media massa yang dikirimi release.

b. Release yang Baik
Untuk dapat menulis release yang baik, hal pertama yang harus dilakukan adalah berpikir dan bertindak seperti seorang wartawan. Berikut hal yang perlu diingat:

Pikirkan sesuatu yang paling menarik dan penting bagi masyarakat (lihat news value pada materi penulisan berita), dan jadikan itu sebagai angle untuk release berita yang akan dibuat.
Gunakan gaya bahasa jurnalistik yang singkat, padat, lugas dan lengkap. Masukkan semua unsur “W” dalam kalimat atau paragraf pertama: Who? What? Why? When? dan Where?.
Sampaikan informasi esensial dalam paragraf pertama dan manfaatkan paragraf berikutnya untuk informasi yang lebih mendalam. Paragraf seyogyanya menyajikan urutan informasi.
Hindarkan pemakaian kutipan langsung dalam paragraf (sebaiknya ini dipakai untuk menyampaikan pokok berita), setelah paragraf pertama, pemanfaatan kutipan yang bertanggung jawab bisa membuat press release lebih menarik dan berbobot.
Cetak release pada letter head. Kertas yang menarik atau logo bisa membantu release anda untuk lebih menarik/menonjol di meja wartawan yang menerimanya. Jika perlu, gunakan fasilitas email, atau copy release Anda pada disk hingga wartawan tak perlu berlelah-lelah menulis kembali.
Jangan ragu-ragu menekankan aspek kontroversial dari suatu yang dikampanyekan.
Cantumkan nomor telepon, dan nama yang bisa dihubungi pada press release. Pastikan orang yang nomornya tercantum pada release adalah orang yang selalu siap menjawab pertanyaan (cukup menguasai isu) dan siap untuk dihubungi.
Gunakan fakta dan angka sesuai kebutuhan. Ini membuat berita lebih solid dan amat membantu wartawan dalam menulis berita.

D. Membuat Press-Kit
Press-kit merupakan koleksi bahan-bahan yang diberikan pada orang-orang media massa ketika melakukan interview, menyelenggarakan konferensi pers, atau di saat-saat organisasi anda menyelenggarakan suatu peristiwa penting. Tujuan suatu press-kit adalah memberikan suatu paket informasi lengkap yang akan diperlukan wartawan guna menulis berita atau feature.

Isi suatu press-kit bervariasi sesuai dengan apa yang anda promosikan, dan target promosi anda. Beberapa hal yang bisa dimasukkan ke dalam press-kit mencakup:
Cover. Kebanyakan press-kit disajikan dalam folder yang bermotif khas organisasi Anda, lengkap dengan logo. Di dalam kantungnya berisi berbagai dokumen dan informasi lainnya. Jika lembaga anda tak punya folder khusus, sediakan label dalam bentuk stiker yang bisa ditempel pada folder yang biasa dijual di toko-toko.
Laporan penelitian atau hasil investigasi atau hasil analisis lembaga.
Informasi latar belakang, biasa disebut backgrounder. Ini bisa berupa brosur lembaga, atau dokumen singkat yang berisi minimal informasi seperti pandangan umum yang menggambarkan bidang-bidang kerja lembaga, sejarah singkat lembaga, informasi mengenai berbagai kampanye yang dilancarkan lembaga, daftar mitra kerja utama, informasi mengenai biografi singkat orang-orang penting di lembaga. Ada berbagai cara untuk menyajikan backgrounder ini. Kadang-kadang orang menyajikannya dalam bentuk teks saja, orang lain menyajikannya lengkap dengan berbagai diagram dan foto. Adapun cara menyajikan informasi yang anda pilih, perlu selalu dijaga agar backgounder ini menunjang pesan-pesan pokok yang ingin disebarluaskan.
Siaran Pers. Siaran pers mengungkapkan alasan utama yang melatarbelakangi event yang anda selenggarakan. Informasi ini sebaiknya diletakkan teratas dalam tumpukan informasi anda, sehingga wartawan langsung melihatnya.
Foto atau slide. Foto dan slide yang baik sangat berharga bagi wartawan yang meliput. Jika anda memutuskan untuk memasukkan gambar berwarna ke dalam kit, pakailah slide. Slide berwarna lebih memudahkan kerja editor foto. Untuk gambar hitam putih, foto cukup memenuhi persyaratan.

E. Konferensi Pers
Salah satu cara yang juga cukup efektif untuk membantu Anda menyebarluaskan informasi kepada publik adalah konferensi pers. Teknik ini akan sangat membantu pada acara peluncuran buku baru, peluncuran hasil penelitian, atau tanggapan atas suatu peristiwa/pernyataan penting.

Sebuah konferensi pers yang baik harus bisa menyalurkan informasi yang lengkap dan akurat sesuai dengan tujuan. Oleh karena itu, informasi ini perlu dipersiapkan dengan sungguh-sungguh dan teliti hingga informasi yang Anda berikan memiliki nilai berita yang tinggi.

Wartawan selalu tertarik pada data yang valid dan baru. Karena itu, lakukanlah konferensi pers hanya bila sudah ada kejelasan yang sangat pasti mengenai apa yang ingin dipublikasikan, temanya sudah harus sangat jelas, dengan argumen yang bisa dipertanggungjawabkan.

Persiapan
Salah satu hal yang harus dipunyai adalah data media massa yang selalu di up to date.
Kirimkan undangan minimal seminggu sebelum konferensi pers berlangsung, dan siapkan orang yang secara proaktif menelepon para redaktur untuk memastikan bahwa media yang diundang mengirim wartawan guna meliput konferensi pers Anda.

Siapkan press-kit. Press-kit berisi bahan-bahan komunikasi penunjang seperti map, notes, bolpoin, stiker, poster, dsb. Sertakan pula informasi penting mengenai apa yang akan diinformasikan dalam press release, lengkap dengan komentar ahli, foto-foto, dan sebagainya.
Sekali lagi, pastikan release yang dibuat senantiasa faktual, singkat, akurat, dan hanya memuat pokok-pokok informasi yang memang dibutuhkan para jurnalis.
Pada hari terakhir periksa semua kelengkapan yang diperlukan, termasuk ruangan, konsumsi, sound sistem, dan sebagainya.

Pelaksanaan
Pada saat pelaksanaan, pastikan bahwa daftar hadir, terutama untuk media massa yang diundang, sudah dipersiapkan. Pastikan pula wartawan yang hadir mengisinya dengan lengkap, seperti nama, media, dan nomor kontak. Ini penting supaya Anda bisa melakukan re-cek setelah konferensi pers selesai.
Jika ada undangan yang tidak hadir, kirimlah masing-masing satu press-kit yang lengkap dengan menggunakan jasa kurir sehingga bisa sampai di tangan wartawan/redaktur yang bersangkutan hari itu juga.
Tindaklanjuti dengan telepon untuk menanyakan apakah sudah diterima, atau masih adakah yang bisa dibantu.
Pastikan juru bicara yang dipilih untuk konferensi pers sungguh-sungguh menguasai isu. Sebisa mungkin semua pertanyaan dijawab. Namun bila ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab secara pasti, akan lebih baik secara jujur diakui. Bila perlu catat nomer fax/telepon/HP wartawan yang bersangkutan dan carikan jawaban segera setelah konferensi pers selesai.
Film pendek atau presentasi slide bisa sangat membantu proses penyampaian informasi dalam konferensi pers.
Sertakan panduan pers (Q and A, atau question and answer) pada press-kit. Dokumen ini mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan kunci yang mungkin diajukan oleh wartawan dan kemudian menjawabnya. Gunakan pendekatan 5 W plus 1 H.

Pasca-konferensi Pers
Kliping semua berita yang dimuat sehubungan dengan konferensi pers. Lakukan analisis berita, apakah berita yang dimuat sesuai dengan tujuan, atau malah justru berdampak negatif. Pikirkan cara mengatasinya, sebab wartawan terkadang juga keliru membuat berita. Pelurusan informasi bisa dilakukan dengan mengirim surat ke editor.
Sering kali, wartawan juga akan mencari perspektif lain untuk melengkapi beritanya. Prespektif lain biasanya akan diperoleh darii pihak yang kontra. Jangan terburu-buru memberikan reaksi. Cermati apa yang diungkapkan oleh pihak yang kontra tersebut. Timbang secara cermat untung ruginya setiap reaksi yang akan diberikan.

F. Menentukan Media
Hal yang tak kalah penting untuk dicermati adalah memilih jenis media massa yang akan dipakai hingga informasi dapat disebar pada sasaran yang tepat dengan cara yang efektif. Untuk itu, beberapa hal juga perlu diketahui.
Berdasarkan jenisnya, media terbagi menjadi kantor berita (wires), koran, majalah, TV, radio, dsb.
Berdasarkan kawasan paparannya terbagi pada media internasional, regional, nasional, dan lokal.
Berdasarkan timeline publikasi/siaran, terbagi bada banyak katagori, mulai dari ukuran menit, jam, harian, mingguan dan bulanan. Sementara berdasar fokus yang diambil, berupa berita, bisnis, feature, hiburan, dsb.

Kantor Berita
Beberapa contoh kantor beritan internasional adalah Reuters, Associated Press (AP), Agence France Presse (AFP), United Press International (UPI). Indonesia juga memiliki kantor berita yaitu Antara, detikcom, dan lain-lain. Masing-masing kantor berita tentu memiliki keunikan, akan tetapi pada umumnya memiliki fungsi yang sama, yaitu mengirimkan tulisan (copy) dan foto pada para pelanggan mereka di seluruh dunia.
Media lain sangat membutuhkan keberadaan kantor berita internasional ini. Stasiun-stasiun TV misalnya memanfaatkan kantor berita untuk mengikuti perkembangan berita-berita baru yang merebak di seluruh dunia untuk perencanaan programnya. Copy atau foto yang disalurkan suatu kantor berita memiliki kesempatan besar untuk mencapai jutaan orang di seluruh penjuru dunia.
Kantor-kantor berita internasional yang utama, semuanya mempunyai perwakilan dan reporter di Jakarta, kenali siapa mereka. Mungkin juga mereka memiliki stringer di kota-kota lain di tanah air.

Koran
Hal penting yang perlu diingat tentang koran, adalah bahwa meskipun koran selalu dipacu untuk memuat hard news, terutama di halaman depan, akan tetapi di halaman-halaman lain terdapat berbagai bagian yang bisa dimanfaatkan.

Misalnya bagian bisnis, lifestyle, berita daerah, entertainment, dan koran minggu. Juga ada bagian surat pembaca. Halaman opini juga sangat penting dan bisa dimanfaatkan. Tulisan opini umumnya berkisar antara 500 hingga 800 kata, dan sebaiknya memberikan informasi yang meyakinkan untuk pembaca awam.

Majalah
Bagi para praktisi kehumasan, majalah merupakan outlet informasi yang penting terutama untuk informasi yang tidak bersifat hard news. Cobalah mulai menjalin hubungan dengan berbagai majalah ini. Melalui berbagai majalah Anda bisa menjangkau pembaca yang belum tentu terjangkau oleh berita koran, radio, dan TV.

Televisi
Ada banyak ragam outlet TV, di antaranya: international wire feeds (misalnya Reuters TV), international broadcasters (CNN, BBC, dsb), national broadcasters (RCTI, SCTV, Indosiar, ANTV, Metro TV, Trans TV, Trans 7, Global TV, TPI, PJTV, STV, Bandung TV, TVRI, dan lain-lain).

Radio
Di Indonesia ada ratusan stasiun radio. Radio juga menjangkau jauh lebih banyak orang dibandingkan media massa lainnya di negeri ini. Kenali semua stasiun radio di daerah Anda. Jika bisa, terbitkan buletin informasi secara rutin sebagai servis Anda pada semua stasiun radio yang ada. Upayakan faktual, singkat, ringan, padat, dan menarik. Para pembawa acara radio biasanya membutuhkan informasi ringan untuk diobrolkan dari waktu ke waktu. Manfaatkan peluang ini dengan baik.